MERANCANG SISTEM APLIKASI PIUTANG PADA RUMAH SAKIT PEMERINTAH

I.     PENDAHULUAN

Kata Piutang identik dengan tagihan 


Program ini ditujukan untuk Administrasi pasien pulang rawat inap secara harian dan pada dasarnya dapat dilakukan terpisah dengan Program (aplikasi) SIM RS yang sudah ada, atau jika memungkinkan akan lebih baik dirancang secara terpadu. Proses Administrasi (entry data/Import)  dimulai pada saat pasien pulang. Semua pasien Pulang dientry kedalam satu database  (master_pp) dimana salah satu Field antara terdapat penggolongan jenis pasien yakni pasien tunai dan Non tunai. Pasien Tunai adalah pasien yang tidak menggunakan jaminan dan melakukan pembayaran penuh pada saat pulang, sedangkan pasien non tunai adalah pasien yang menggunakan jaminan dan dikelompokan berdasarkan cara bayar yang terdata pada laporan Bill pasien. Kadangkala pada praktek dilapangan cara bayar yang terdapat dalam laporan Bill bisa berbeda antara saat pasien masuk dengan Realisasi pada saat pasien pulang, hal ini merupakan kelemahan sistem Administrasi Piutang ataupun Bill yang ada didalam software aplikasi SIM-RS, banyak kendala yang didapat dilapangan yang menyebabkan hal ini sering terjadi, misalnya terjadi karena dalam aplikasi database pasien sering berubah-ubah, contoh pada saat awal pasien terdaftar sebagai pasien umum namun ditengah pada proses selanjutnya pasien mengurus surat jaminan namun tidak dirubah dalam aplikasi tentang status cara bayarnya atau banyak kejadian meskipun sudah diubah didalam aplikasi tetapi tetap saja dalam status cara bayar yang tercantum dalam Bill pasien tidak berubah.

Kelemahan-kelemahan yang penulis sebutkan diatas pada dasarnya digolongkan menjadi dua kategori yakni kelemahan yang berasal dari Aplikasi yang dirancang, dan kelemahan yang diakibatkan oleh lemahnya sistem Administrasi Piutang yang dijalankan oleh Suatu Rumah Sakit (sistem manual). Solusi atas kedua hal tersebut memerlukan kebijakan dan penanganan yang berbeda, hal pertama bergantung pada kemahiran perancangan sistem aplikasi (pihak programmer) dan kelemahan kedua harus dibenahi oleh kebijakan Direksi atau pimpinan Instansi untuk menerapkan Standar Prosedur Operasional (SPO) yang konsisten. SPO yang harus dibuat oleh Rumah Sakit akan dibahas pada tulisan lain karena memerlukan pembahasan yang cukup kompleks dan panjang dan tentu saja harus menyesuaikan dengan sistuasi dan Kondisi Struktur Organisasi yang ada pada suatu Rumah Sakit.

II.   Hubungan antara Berbagai Bagian (Unit Kerja) yang terkait Administrasi Piutang.

Lazimnya suatu Organisasi pada Rumah Sakit Pemerintah yang terlibat dalam Administrasi Piutang adalah  (1) Instalasi penagihan dan Piutang lebih dikenal dengan Instalasi pelayanan Sosial dan Pasien Jaminan (IPSPJ) (2) Bagian Perbendaharaan dan Mobiliasi Dana (PMD) dan (3) Bagian Akuntansi. Fungsi-fungsi masing-masing bagian diatas akan diuraikan lebih lanjut dalam tulisan dibawah ini.

III.  PENCATATAN PIUTANG PADA BAGIAN AKUNTANSI

Pedoman Akuntansi yang berlaku pada Rumah Sakit Pemerintah mengharuskan pencatatan Pendapatan dimulai pada saat terjadinya transaksi ekonomi (Keuangan) pada pasien,  transaksi dimaksud adalah mulai pasien diberikan tindakan atau mulai dikenakan Akomodasi (kamar) pada saat pasien masuk ruang rawat, Akun yang lazim digunakan adalah “Piutang Pasien dalam Perawatan” pada sisi Debet dan sisi kredit adalah Pendapatan itu sendiri. Akun Piutang pasien dalam perawatan akan dikredit pada saat pasien pulang.

Prosedur umum jURNAL pasien pulang biasanya  dengan akun tandingan “piutang pasien belum ditagih” kemudian pada saat IPSPJ menagih kepada penjamin akun Piutang belum ditagih ini akan dikredit dengan akun tandingan “piutang .....(sesuai real Penjamin). Piutang ini akan tercatat dalam Neraca Rumah Sakit dan akan menjadi laporan yang tidak terpisahkan kedalam Piutang Negara. Oleh karena itu kehati-hatian mutlak diperlukan dalam pencatatan Piutang ini.

Seperti kita semua pahami bahwa semua asset yang dilaporkan dalam Neraca akan masuk kedalam Laporan Keuangan Negara. Jika Manajemen tidak dapat mempertanggungjawabkan penagihan akan berdampak pada menurunnya kinerja Manajemen karena Prinsip Akuntabilitas Keuangan Negara merupakan hal penting yang perlu dilakukan oleh semua penyelenggara negara termasuk Direksi dan Manajemen Rumah Sakit. Proses penghapusan Piutang sampai saat ini masih sangat sulit dilakukan den tentu saja memerlukan waktu dan prosedur yang sangat berbelit. Apalagi piutang kepada pihak penjamin  di instansi pemerintah misalnya Gakin Jamkesda ataupun Jamkesmas dimana tarif yang diberlakukan sebagian besar adalah sistem paket yang tentu saja berbeda dengan tarif yang diberlakukan oleh Rumah Sakit sendiri.

Kelemahan Rumah Sakit ini adalah sistem Billing yang dirancang oleh kebanyakan Programmer belum dibuat sesuai paket yang diberlakukan oleh masing-masing penjamin melainkan tarif murni sesuai pasien Umum, hal ini tentu saja menimbulkan kesulitan dalam mengkonversi pada saat penagihan apalagi standar program yang dipunyai oleh masing-masing rumah sakit berbeda-beda antara Rumah sakit demikian dengan software yang dimiliki oleh masing-masing penjamin juga berbeda, hal ini penting diperhatikan oleh Kementerian Kesehatan dalam penyeragaman software bagi semua Rumah sakit agar didapat hasil dan pelaporan yang seragam pula antar Rumah sakit. Perbedaan tarif Rumah Sakit dan Penjamin akan menimbulkan selisih dimana dalam bahasa akrab orang akuntansi disebut “subsidi”. Subsidi sesuai namanya biasanya lebih banyak kerugian pihak Rumah Sakit dibandingkan dengan Penjamin, hal ini disebabkan tarif Rumah Sakit lebih tinggi dibandingkan tarif yang diberlakukan oleh pihak penjamin. Persoalan kenapa tarif Rumah sakit lebih tinggi dibanding Pihak penjamin kiranya perlu di telaah lebih mendalam. Dalam tulisan ini saya hanya akan memaparkan bagaimana sebaiknya APLIKASI pengelolaan Piutang dilakukan.

IV.  MASTER TABLE YANG DIBUTUHKAN :

a.      Table Master Pasien keluar

b.      Table Master cara Bayar

c.      Table Master Perkiraan Akuntansi (Chart of account)

d.      Table Master Penagihan Piutang

e.      Table Master Pembayaran Piutang

V.   LAPORAN (REPORT) YANG DIBUTUHKAN

a.      Laporan Pasien Pulang (harian)

b.      Laporan Pasien Pulang berdasarkan Jenis cara bayar

c.      Laporan Rekap Harian (tunai dan masing2 penjamin)

VI.  FORM YANG DIBUTUHKAN :

a.      Form Pasien keluar Non tunai harian

b.      Form pencatatan penagihan

c.      Form pencatatan hasil penagihan Piutang

Bentuk Form Penagihan :

a.      Masukan Tanggal tagihan

b.      Masukan No Voucher penagihan

c.      Masukan Jenis Penjamin

d.      Masukan Nomor Rekam medik (RM) yang akan terhubung langsung dengan Nama Pasien (MASTER pasien Pulang)

e.      Masukan Jumlah tagihan sesuai tarif penjamin

Catatan  :

§  Setiap Vocher penagihan bisa berisi 1 (satu) atau lebih Record Nama pasien sesuai Jenis penjaminnya. Untuk tagihan pasien perusahaan mungkin hanya berisi satu record pasien saja tetapi untuk tagihan Askes, Gakin, Jamkesmas bisa berisi bahkan sampai ratusan record pasien.

§        Bagian Akuntansi atau IPSPJ mengisikan form penagihan ini, sebaiknya penagihan ini diisikan langsung oleh IPSPJ dan form ini juga yang akan dipakai untuk membuat tagihan, namun apa yang saya tulis ini bukan domain saya untuk mengatur Instalasi lain diluar bagian Akuntansi, hanya saran jika akan mengembangkan sistem informasi yang lengkap sebaiknya merancang sistem secara terintegrasi, hal ini tentu saja akan sangat berdampak pada efisinsi baik tenaga (Sumber daya manusia)  sekaligus mengurangi kesalahan. 

(SEKIAN DULU MASIH AKAN DISAMBUNG)